Exсel не является для меня основной рабочей программой. Но помощник из него просто замечательный. Сейчас я расскажу вам, какую неоценимую помощь может оказать Exсel при создании табличек с именами участников конференции.
Вот такие! А в развёрнутом виде страница будет выглядеть так:
Размеры разумеется в миллиметрах.
По окончании урока вы сможете:
Целей много, поэтому приступим. Прежде всего скачайте документ тут. Документ называется «Список участников конференции ». В этом документе я привела перечень персонажей романа Л. Н. Толстого «Война и мир». Предположим, что эти персонажи – участники конференции «За мир во всём мире».
Как правило, перечень участников конференции даётся в табличном виде в документе Word. И девочки-менеджеры начинают вручную делать страницы по количеству участников, на каждой страничке – табличку, а потом копипастят каждую фамилию. Хорошо, если участников 10, а если 150?!!! А ведь ещё фамилии бывают разной длины. Что прикажете делать с Константином Константиновичем? Ведь ни в одну строчку не влезет. Значит нам надо предусмотреть строчку на фамилию, строчку на имя, строчку на отчество, плюс строчку под звание или титул. Следовательно встала задача: поместить каждое слово в ФИО в отдельной ячейке таблицы. Вот тут нам поможет Exсel.
Шаг 1. Открываем файл «Список участников конференции» и выделяем всю таблицу
Способ 1. Курсор подводим к левому верхнему углу таблицы → щёлкаем ЛМ по появившемуся квадратику:
Способ 2.
Шаг 2. Копируем таблицу
Способ 1. Не снимая выделения, щёлкаем ПМ → из контекстного меню выбираем команду Копировать:
Способ 2. Не снимая выделения, щелкаем ЛМ по команде Копировать (лента Главная → группа команд Буфер обмена → Команда копировать):
Кстати, вы обратили внимание, что как только мы выделили таблицу, то появились две новые ленты Конструктор и Макет, объединённые общим заголовком Работа с таблицами?
Шаг 3. Открываем программу Exсel. Здесь ваша полная воля:
Выберите нужное приложение из главного меню → щёлкние ПМ → выберите команду Закрепить на начальном экране. В результате на начальном экране у вас появится большая иконка выбранной программы.
Совет | Последовательно наберите на начальном экране те программы, с которыми вы работаете наиболее часто. Перетасуйте в нужном вам порядке (попросту перетащите иконки) – и вы получите дополнительную экономию времени. Это очень актуально, если вы работаете с большим количеством программ одновременно |
Возвращаемся к нашему списку участников конференции.
Шаг 4. Выделяем ячейку А2 (подводим курсор к ячейке →курсор превращает в белый толстый крест → щёлкаем ЛМ):
Адрес ячейки определяется номером столбца (буква «А») и номером строки (цифра «2»). Красным прямоугольником я выделила адресную строку.А почему выделяем ячейку на второй строке ‒ поймём чуть позже.
Шаг 5. Вставляем из буфера обмена таблицу:
Ничего страшного, что таблица некрасивая. Сейчас перед нами стоит задача: разделить ФИО по ячейкам.
Шаг 6. Вставляем два столбца:
Результат:
Обратите внимание на два обстоятельства:
Совет | Не пренебрегайте такими подсказками – это поможет сэкономить вам много рабочего времени, а следовательно повысить производительность труда. |
Шаг 7. Распределяем текст по столбцам
Шаг 8. Работаем с диалоговым окном «Мастер распределения теста по столбцам». Работа с ним не простая, а очень простая и заключена в выполнении 3-х шагов. Надо только внимательно читать информацию на этом окне.
Шаг Мастера 1 из 3:
Выбираем формат данных с разделителями, что уже было сделано за нас разработчиками Excel и нажимаем кнопку Далее.
Шаг Мастера 2 из 3:
Выбираем символом-разделителем «пробел» и выбираем режим «Считать последовательные разделители одним». Ведь может случиться так, что между словами окажутся два пробела, и тогда появиться дополнительная пустая ячейка, а нам этого совсем не надо. Я быстро сделала пример, где специально поставила два пробела между фамилией Багговут и именем Карл:
Результат неприятный. Но я отвлеклась.
Шаг Мастера 3 из 3:
Нам осталось только нажать на кнопку Готово и увидеть окно:
Вывод: если в этих столбцах есть данные, то они заменяться на текст, распределённый по столбцам. Я надеюсь, теперь понятно, для чего мы делали два дополнительных столбца? Для того, чтобы информация с титулами и званиями не была бы заменена именами и отчествами.
Понять и запомнить! | При распределении текста по столбцам имеющаяся информация в соседних столбцах будет заменена распределённым текстом. |
Нажимаем ОК и любуемся результатом:
Шаг 9. Даём каждому столбцу своё имя, выдумывать ничего не будем, так и назовём Фамилия, Имя, Отчество, Титул, звание (щёлкаем по соответствующей ячейке и набираем слово с клавиатуры):
Вообще-то абсолютно неважно, как вы назовёте столбцы, главное, чтобы названия были различными.
Шаг 10. Сохраняем документ (Файл → команда Сохранить как → выбор места сохранения → имя таблицы → ЛМ по кнопке Сохранить):
Шаг 1. Открываем документ Word любым известным вам способом.
Шаг 2. Устанавливаем альбомную ориентацию страницы (лента Разметка страницы → группа команд Параметры страницы → команда Ориентация → команда Альбомная):
Шаг 3. Вызываем диалоговое окно Параметры страницы (лента Разметка старинцы → группа команд Параметры страницы → команда Поля → в выпадающем меню команда Настраиваемые поля):
Появляется диалоговое окно Параметры страницы:
Шаг 4. Задаем границы печатного поля по 1 см
Сейчас вы можете задать границы печатного поля тремя способами:
Способ 1. Подводим крсор по очереди к кажодму полю, щёлкаем ЛМ, протягиванм мышкой по числовому данному и вводим цифру «1» с клавиатуры
Способ 2. По очереди щёлкаем ЛМ по кнопкам выбора числа, которые находятся слева от каждого поля
Способ 3. А вот этот способ самый хороший. О нём подробнее:
Совет | Используя клавишу Tab, вы можете перемещаться по всем полям любого диалогового окна.![]() |
А теперь задайте масштаб просмотра «Одна страница». Если вы установили у себя мою Панель быстрого доступа (Урок 18 Панель быстрого доступа и Урок 19 Команды на Панели быстрого доступа), то вам достаточно нажать кнопочку «Одна страница»:
Если вы не установили мою Панель быстрого доступа, то вам придётся пройти длинный путь (лента Вид → группа команд Масштаб → кнопка Одна страница):
Совет | Учитесь работать с Панелью быстрого доступа, она помогает увеличить производительность труда. |
Шаг 5. Вставляем таблицу, которая состоит из одной строчки и 4 столбиков (лента Вставка → группа команд Таблицы → в выпадающем меню выбрать протягиванием ЛМ 1 строчку и 4 столбца):
Получили такую картину:
Теперь надо задать таблице выравнивание точно по центру страницы и спокойно выставить размеры столбцов.
Шаг 6. Выравниванием таблицу по центру страницы (щёлкаем ЛМ по квадратику слева вверху таблицы → лента Макет → группа команд Таблицы → команда Свойства → в открывшемся диалоговом окне Свойства таблицы щёлкаем по иконке «по центру» → ОК):
Шаг 7.
Я надеюсь, вам стало понятно, почему мы выравнивали таблицу по центру страницы? Таблица меняла свои размеры исключительно относительно центра. Теперь мы твёрдо уверены, что центр таблицы и центр страницы совпадают.
Шаг 8. Устанавливаем высоту таблицы 18,4 см (выделяем таблицу → лента Макет → группа команд Размер ячейки → поле Высота строки таблицы):
Размер 18,4 см выбран для того, чтобы не оразовывалась новая странца.
Итак, у нас есть заготовка таблички и есть список участников конференции. Осталось выполнить простую задачу: указать куда следует вставлять данные из таблицы Excel.
Шаг 1. Устанавливаем курсор во втором столбце. Просто щёлкаем ЛМ и переходим на ленту Рассылки. Обратите внимание, что на ленте активными являются только две команды: Начать слияние и Выбор получателей
Шаг 2. Выбираем список, который будет отображаться в нашей табличке. В нашем случае это файл «Список участников конференции» (лента Рассылки → группа команд Начало слияния → команда Выбрать получателей → команда Использовать существующий список):
Появляется рабочее окно «Выбор источника данных». Вы помните, где вы сохранили таблицу Excel с названием «список участников конференции»?
Я помню, где я сохранила свою таблицу:
Выбираем файл Excel «Список участников конференции» и нажимаем клавишу ОК. Появляется рабочее окно «Преобразование источника данных»:
Нажимаем ОК. Появляется рабочее окно «Выбор таблицы»:
Обратите внимание на нижнюю часть этого рабочего окна. Галочкой отмечен режим «Первая строка содержит заголовки столбцов». Вернитесь на шаг 9 первого раздела. Именно там мы давали названия столбцам. Нажимаем ОК.
А теперь обратите внимание на ленту Рассылки. Она сразу оживилась после наших манипуляций. Практически все команды стали активными.
Шаг 3. Отмечаем названия столбцов выбранной нами таблицы или, говоря правильно: вставляем поля слияния (лента Рассылки → группа команд Составление документа и вставка полей → команда Вставить поле слияние):
Чтобы два раза не бегать, пройдитесь по всем полям (щелкайте по очереди каждое поле в диалоговом окне «Вставка поля слияния» и нажимайте кнопку Вставка:
Шаг 4. Разделяем поля слияния. После полей слияния «Фамилия» и «Имя» вводим сочетание клавиш Shift+Enter, а после после поля «Отчество» ‒ клавишу Enter с клавиатуры:
Понять и запомнить! | Сочетание клавиш Shift+Enter образует новую строчку, но не новый абзац (см. Урок…) |
Вы обратили внимание, что поля слияния подсвечиваются серым цветом, стоим вам только щёлкнуть по ним? В Уроке 30 я дала такое определение поля:
Понять и запомнить! | Поле – это зарезервированный участок в документе, который отображает изменения определённого типа в документе. |
В данном случае эти поля слияния означают, что на этом участке документа будет вставляться определённая информация, взятая из таблицы Excel. Давайте посмотрим, какие?
Шаг 5. Посмотрим результаты слияния (лента Рассылки → группа команд Просмотр результатов → команда Просмотреть результаты):
Вы можете пощёлкать по кнопкам перехода и убедиться, что мы создали для каждого участника конференции свою табличку.
А теперь приведём табличку в порядок.
Шаг 1. Повернём текст в ячейке на 90° по часовой стрелке (выделим текст → лента Макет → группа команд Выравнивание → кнопка Направление текста → щёлкаем ЛМ):
Шаг 2. Выравниваем текст по центру по правому краю (лента Макет → группа команд Выравнивание → кнопка Выравнять по центру по правому краю):
Вы обратили внимание, что кнопки выравнивания текста относительно ячейки тоже повернулись?
Шаг 3. Задаём интервал для абзаца Фамилия-Имя-Отчество». Для начала выделяем этот абзац (смотри Урок 2 Выделяем текстовую информацию) – тройной щелчок ЛМ по этому абзацу. Убедились, что сочетание клавиш Shift+Enter образует новую строчку, но никак не абзац? Интервал до абзаца пусть будет 30 пт, а интервал после абзаца 42 пт. На Панели Быстрого доступа я переключениями кнопок диапазона устанавливаю нужные мне интервалы:
Если вам не лениво, то можете перейти на ленту Главная → группа команд Абзац → кнопка группы → и уже в диалоговом окне Абзац установить нужные нам значения. Но очень хочется вам доказать, что работать с Панелью быстрого доступа выгодно и удобно.
Шаг 4. Увеличиваем шрифт абзаца (ещё раз выделяем абзац тройным щелчком ЛМ → появляется плавающая панель. Выбираем размер шрифта 36 пт и назначаем ему полужирное начертание:
Видите ‒ и не надо уходить на ленту Главная в группу команд Шрифт. Именно из таких мелочей складывается мой стиль работы. Если я могу уменьшить количество нужных действий с трёх до двух – замечательно! А если вместо 5 действий получаю результат одним движением руки – можете представить, как увеличивается производительность труда при меньших трудозатратах!
Шаг 5. Теперь займемся титулом. Выделяем слово «Генерал» уже двумя щелчками ЛМ → появляется плавающая панель, в которой мы выбираем размер шрифта 24 пт:
Шаг 1. Переходим в соседнюю ячейку (щелчок ЛМ в соседней ячейке).
Шаг 2. Меняем направление текста и выравниваем его по центру по левому краю:
Шаг 3. Копируем текст, переходим в соседнюю ячейку (просто щёлкаем ЛМ) и вставляем текст в соседнюю ячейку.
Обратите внимание, как надо выделять текст. Символ конца ячейки не входить в область выделения. Если вы выделите полностью ячейку, то при копировании вы скопируете именно ячейку со всеми атрибутами. И при вставке из буфера обмена вы вставите именно ячейку. Так что при выделении текста будьте внимательны – выделяйте только текст:
Ура! Получилось!
Шаг 4. Посмотрите все записи (лента Рассылки → группа команд Просмотр результатов → кнопка просмотров записей):
Шаг 1. Можно посылать на печать (лента Рассылки → группа команд Завершить → кнопка Найти и объединить → из выпадающего меню команда Печать документов):
Сохраните этот файл, объединяющий документ и таблицу. Но при открытии этого файла будет выходить окно:
Понять и запомнить! | Операция Слияние объединяет два файла: документ Word и таблицу Excel. Удаление таблицы Excel приведёт к потере данных, которые использовались в документе Word. |
Шаг 2. А что делать, если нам надо передать файл с замечательно сделанным слиянием в другой отдел, в типографию? Выхода два:
Появится диалоговое окно «Составные новые документы»:
Оставляем отметочку «все» и нажимаем ОК. Любуемся результатом:
Я специально уменьшила масштаб и расположила по две страницы, чтобы вы увидели результат. Теперь вы можете сохранить этот документ, в котором число страниц равно числу участников конференции «За мир во всём мире!». По умолчанию документ называется «Письма..», но я советую всегда давать своё уникальное, а главное понятное имя файлу. И вот этот файл уже абсолютно независим от таблицы Excel. Теперь можно передавать этот файл куда угодно!
Теперь вы сможете:
Заключение. Статья получилась очень большой. И на первый взгляд сложной. Но вспомните: по ходу действия мы узнали много интересного:
Изготовление таких табличек занимает у меня от 5 до 10 минут не зависимо от количества участников, вот принтер будет печатать 20 минут.
Вообще-то возможность рассылки придумана для того, чтобы рассылать одинаковые письма по различным адресам. Но это, я думаю, вы уже поняли. Но я использую Слияние и при изготовлении табличек, и при создании поздравительных писем, и при выгрузке экзаменационных билетов из таблицы Excel в документ Word.
Современный офис – это не только огромное количество оргтехники и другого оборудования, но и различные необходимые мелочи. Крупная компания с большим оборотом денежных средств легко может позволить себе заказать различные указатели, таблички и т.д. у профессионалов, занимающихся их изготовлением. Но что делать небольшим фирмам, которые недавно открылись и вынуждены экономить средства? В данном случае решением проблемы может стать самостоятельное изготовление офисных табличек.
Для того чтобы самостоятельно изготовить указатели, таблички и другие настенные элементы вам потребуется листовой пластик, насколько листов самоклеющейся плёнки разных цветов, трафарет, линейка, карандаш, ножницы, наждачная бумага и ножницы по металлу. Всё подготовили? Тогда за дело:
Как вы смогли убедиться, изготовление офисных табличек собственными руками вполне возможно. А если у вас всё же остались сомнения в собственных силах, мы приглашаем вас в компанию «Заметно», специалисты которой профессионально, быстро и качественно изготовят для вас указатели, таблички, любые офисные вывески, а также другие виды наружной и интерьерной рекламы.
Пришло время признать это. У меня небольшая проблема….
Вам не потребуется много времени, скажем, 20 секунд, чтобы зайти в мой дом, чтобы понять, что я медленно становлюсь текстовым наркоманом «искусства». Кажется, я не один. Зайдите в любой магазин, где продаются товары для дома и декор, и вы их найдете. В любом размере, стиле и модели.
Ничего не могу с собой поделать. Я влюблен. Я все равно люблю шрифты. Соедините их с фразой, стихом из Библии или лирикой песни, которую я люблю? Я счастливый турист. (Например… на этой стене есть ТРИ текстовых рисунка/знака… Кажется, они размножаются здесь, как кролики!)
Но то, что я что-то люблю, не означает, что в бюджете есть возможность пойти и купить это…
Введите самый простой способ изготовления знаков.
Когда я впервые сделал это пару лет назад, я подумал: «Это ВЫГЛЯДИТ легко и ВЫГЛЯДИТ, что это должно работать, но я не собираюсь ВЕРИТЬ, что это сработает, пока не увижу». (Кто-нибудь еще работает таким образом и перестраховывается, чтобы не разочароваться?) На самом деле, я так НЕ верил, что это сработает, что использовал коробку для пиццы 9. 0016
, чтобы сделать мой первый знак. (Правда! Я не шучу!) Я подумал, что если это не сработает, то я вложил только свое время, а не деньги.
Но, небесный хор, это ДЕЙСТВИТЕЛЬНО сработало!
(Вот вывеска, сделанная из коробки для пиццы, которую я сделал 2,5 года назад… и да, я ПОЛНОСТЬЮ вывешиваю ее у себя дома осенью каждый год.) Теперь вы на Внутренний круг некоторых моих секретов украшения ….подмигнул, подмигнул.
Хотите научиться делать вывески самостоятельно? Да? (На самом деле, это ОЧЕНЬ ПРОСТО! Как только вы изучите эту технику, вы сможете использовать ее для самых разных целей!)
Хотя я БУДУ предупреждать вас, как только вы начнете, трудно остановиться! (Это как пончики, нельзя останавливаться на одном!)
{Для вашего удобства этот пост содержит партнерские ссылки. Использование этих ссылок может привести к тому, что я получу небольшую комиссию, но абсолютно БЕСПЛАТНО для вас! Вы можете узнать больше о моей приверженности прозрачности, посетив мое Заявление о раскрытии информации. }
(Отказ от ответственности: этот метод используется на многих веб-сайтах, поэтому я НЕ изобретаю велосипед или что-то в этом роде (и, к сожалению, я не могу вспомнить где Я впервые увидел эту технику, так что могу отдать должное этому блоггеру… вздох… Шутки нет: мне исполнилось тридцать, и мой мозг превратился в кашу. Или, может быть, это сделали дети?….хммм….одна из тайн жизни!)
Здесь может быть семь шагов, перечисленных выше, но мне потребовалось буквально 15 минут , чтобы сделать ОБА знака.
Изготовление этой маленькой деревянной таблички с надписью «Благословение» обошлось мне в 1 доллар. Я называю это ПОБЕДОЙ!
Обновление : Хотите сделать большой знак на холсте? Посмотрите мой последний пост о создании вывесок здесь.
Что ты собираешься написать на своей вывеске? Буду рад услышать о вашем плане в комментариях!
Я так рада поделиться этим DIY-проектом! Я видел эти бумажные свитки/знаки/списки мясников (не уверен, каково их официальное название), которые появляются повсюду в Pinterest и Instagram, и с того момента, как я их увидел, я понял, что должен попытаться сделать их своими руками!
Я давно хотел украсить нашу столовую новым декором (даже если мы используем эту комнату только раз в год). Я видел всплывающее изображение одного из этих свитков, окруженного стеной из пластин (это будет дальше). Как уже известно большинству моих читателей, у меня очень строгий бюджет с тех пор, как несколько месяцев назад я оставил свою работу на полный рабочий день, чтобы остаться дома с моим сыном. Таким образом, хотя я мог бы купить один из них, сделанный на заказ профессионалом, примерно за 50 долларов, я решил отказаться от нуля и сделать это самостоятельно за 5 долларов. Да, вы правильно прочитали… ПЯТЬ долларов!
Начнем!
Что вам понадобится:
— 1 рулон почтовой бумаги
— Лента
— Черный маркер Sharpie
— Черная краска (я использовала краску для ткани, которая была под рукой, но, честно говоря, я думаю, что любая черная краска подойдет!)
— Художественная кисть
— Шпагат
Шаг 1: Выберите цитату/изложите ее
Итак, первое, что я сделал, это решил, что я хочу, чтобы моя табличка говорила. Я видел много разных цитат, использованных на этих свитках, но я хотел сделать что-то уникальное, связанное со столовой. Как только я понял, о чем должен говорить мой знак, я решил показать, как именно я хочу, чтобы мой знак выглядел с помощью Canva. Это было просто то, что я использовал в качестве руководства, когда выписывал слова, чтобы я мог визуализировать интервалы и то, как я хотел, чтобы буквы выглядели.
Шаг 2: Напишите цитату
Используя шаблон, который я создал в качестве руководства, я просто использовал шариковую ручку, чтобы написать цитату. Я старался изо всех сил, чтобы буквы выглядели причудливо. ОТЛИЧНОЕ в этом проекте то, что у вас есть целая роль бумаги, поэтому, если вы напортачите, вы можете просто свернуть ее и начать заново (признаюсь: я написал свою 4 раза и ВСЕ ЕЩЕ мог попробовать еще раз!)
Шаг 3: Начать рисовать
Как только я получил цитату именно так, как хотел, я начал закрашивать ее! Я не эксперт по надписям от руки, поэтому это потребовало некоторой практики! Я убедился, что кисть сплющена, а затем провел толстую линию вдоль букв.